C O N S I D E R A N D O

Que se desprende de las facultades otorgadas al Consejo General en su artículo 163, fracción I, de expedir los reglamentos interiores que sean necesarios para el buen funcionamiento del Instituto. 

Que es necesario un instrumento que dicte las reglas que deben observarse para una adecuada administración de los recursos públicos, que cuenten además con un sistema contable moderno y un registro metódico y ordenado de las operaciones presupuestales que de transparencia al ejercicio del mismo y pueda a su vez ser más eficiente en su evaluación y control.

 Es que se somete a la consideración del Consejo General el siguiente:

 "REGLAMENTO DEL PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y APLICACIÓN DEL EGRESO DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE COLIMA"

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.- La contabilidad y el presupuesto serán el instrumento que utilizará el Instituto para registrar todas sus operaciones y producir sistemáticamente información financiera y presupuestal.

ARTÍCULO 2.- Los derechos, obligaciones y en general las operaciones que realice el Instituto, serán registradas en moneda nacional.

ARTÍCULO 3.- El período contable será de un año natural, es decir, del 1° de enero al 31 de diciembre.

ARTÍCULO 4.- Los bienes deben registrarse a su costo de adquisición o a su valor estimado, en caso de que sea producto de una donación.

ARTÍCULO 5.- Corresponde al sistema contable el registro presupuestario de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto aprobado por el Consejo General del Instituto.

ARTÍCULO 6.- Las políticas, métodos de cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación financiera real del Instituto.

ARTÍCULO 7.- Para los efectos de este Reglamento se entiende por:

CONTABILIDAD: Sistema que se utiliza para registrar en forma ordenada las transacciones financieras y presupuestales y producir sistemáticamente información financiera, presupuestal y económica, expresada en unidades monetarias.

PRESUPUESTO: Documento autorizado por el Congreso del Estado a propuesta del Consejo General mediante el cual se asignan los recursos necesarios para el cumplimiento eficaz de la función pública encomendada.

EJERCICIO PRESUPUESTAL: Acción de administrar el patrimonio que se le otorga al Instituto a través del presupuesto, para cumplir los fines establecidos.

CONTROL Y EVALUACIÓN PRESUPUESTAL: Vigilancia estricta de la aplicación de los recursos, que garantice el encausamiento a los objetivos trazados y corregir desviaciones.

INFORME FINANCIERO: Es el paquete de informes que tiene; a).- el balance general, b).- estados de resultados y c).- estado de aplicación del ejercicio presupuestal.

CAPÍTULO II

DE LOS INGRESOS Y EGRESOS

ARTÍCULO 8.- Los ingresos en efectivo que se reciban por cualquiera de los conceptos previstos en el presupuesto u otros recibidos excepcionalmente, deberán registrarse contablemente y estar sustentados con la documentación correspondiente, establecida en este reglamento.

ARTÍCULO 9.- Todos los ingresos en efectivo deberán depositarse en cuentas bancarias de cheques a favor del Instituto Electoral del Estado, separándose los ingresos y egresos correspondientes, los que pertenezcan a los Partidos Políticos y los del Instituto,  que serán manejadas mancomunadamente por; el Presidente, el Vocal de Administración y el Vocal de Prerrogativas a Partidos Políticos, utilizando dos de las tres firmas invariablemente.

ARTÍCULO 10.- Los ingresos que se reciban en especie se registrarán con el valor del avalúo.

ARTÍCULO 11.- Toda cantidad que rebase el equivalente a cincuenta salarios mínimos deberá realizarse mediante cheque.

ARTÍCULO 12.- Los ingresos que se perciban por rendimientos financieros, estarán sustentados con los estados de cuenta que remitan las instituciones bancarias.

ARTÍCULO 13.- Todos los egresos deberán estar soportados con la documentación que expida la persona física o moral a quien se efectuó el pago, observándose en todo momento que el egreso total del ejercicio debe reunir los requisitos que se señalan en el artículo primero transitorio en cuando menos un 75% de dichas erogaciones, verificando que los comprobantes estén debidamente autorizados por quien recibió el servicio y de quien autorizó.

Las erogaciones por concepto de "servicios personales", "materiales y suministros" y "servicios generales" deberán clasificarse de acuerdo al área que originó el egreso y de ser necesario por sub-áreas de origen.

ARTÍCULO 14.- En todas las adquisiciones y enajenaciones deben observarse las "Bases y Lineamientos para las Adquisiciones y Enajenaciones del Instituto Electoral del Estado de Colima".

ARTÍCULO 15.- Cuando se autoricen desempeño de comisiones, tanto de Consejeros como de personal del Instituto, debe observarse el "Reglamento de Pago por Autorización de Comisión a Consejeros Electorales y Personal del Instituto Electoral del Estado de Colima".

ARTÍCULO 16.- Se entenderá por gastos de representación las asignaciones destinadas a cubrir las remuneraciones adicionales concedidas al presidente del Consejo General del Instituto, en consideración a las atenciones que origine el cargo que desempeñe.

CAPÍTULO III

DE LAS ATRIBUCIONES

 ARTÍCULO 17.- Son autoridades en materia de contabilidad y presupuesto: 

ARTÍCULO 18.- Son atribuciones del Consejo General:

 ARTÍCULO 19.- Son atribuciones del Presidente: 

ARTÍCULO 20.- Son atribuciones de la Vocalía de Administración:

ARTÍCULO 21.- Son atribuciones de la Vocalía de Prerrogativas y Partidos Políticos: 

ARTÍCULO 22.- Son atribuciones de la comisión de Fiscalización de los Recursos del Instituto y de los Partidos Políticos: 

ARTÍCULO 23.- Son atribuciones de la comisión de Adquisiciones y Enajenaciones del Consejo General:

CAPÍTULO IV

DE LOS INFORMES 

ARTÍCULO 24.- La Vocalía de Administración deberá presentar ante la comisión de Fiscalización de los Recursos del Instituto y de los Partidos Políticos del Consejo General, los informes financieros trimestrales y anual, que muestre el origen y monto de los ingresos, así como su empleo y aplicación de acuerdo al presupuesto aprobado. 

ARTÍCULO 25.- Los informes financieros deberán presentarse; el trimestral, dentro de los treinta días posteriores a cada trimestre y el anual a más tardar el 31 de marzo del año siguiente de su ejercicio.  La presentación se hará ane la Secretaría Ejecutiva del Consejo General del Instituto Electoral del Estado. 

ARTÍCULO 26.- La Vocalía de Administración debe establecer el catálogo de cuentas y guía contabilizadora que utilizará en sus registros e informes que debe realizar. 

ARTÍCULO 27.- El Sistema de Contabilidad debe señalar cómo deben registrarse las operaciones y la preparación de estados financieros, los cuales deben ser acordes con los principios de contabilidad generalmente aceptados, estando la contabilización de las operaciones respaldadas por los documentos comprobatorios que justifiquen suficientemente las transacciones, operando sistemas que faciliten la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos permitiendo medir la eficiencia y eficacia del egreso.

CAPÍTULO V

DE LA APLICACIÓN DEL EGRESO

  ARTÍCULO 28.- Se autoriza el establecimiento de partidas de ampliación automática, estas deberán relacionarse con el pago de aportaciones de seguridad social, prestaciones laborales, energía eléctrica y servicios telefónicos, las partidas de sueldos y sobresueldos podrán ampliarse sólo si su insuficiencia se genera por incrementos autorizados en forma general por el Consejo General.

ARTÍCULO 29.- No podrá liberarse ninguna erogación, si no existe partida que lo autorice y ésta tenga la suficiencia de recursos que la cubra.

ARTÍCULO 30.- Las adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la realización de las funciones del Instituto, invariablemente se sujetarán a las "Bases y Lineamientos para las Adquisiciones y Enajenaciones del Instituto Electoral del Estado de Colima".

ARTÍCULO 31.- Los pagos que afecten el presupuesto deberán realizarse mediante cheques nominativos con cargo a las cuentas bancarias del Instituto.  Se exceptúan de esta regla a los sueldos del personal administrativo y a los gastos menores a un 50% del un salario mínimo mensual.

ARTÍCULO 32.- El pago de sueldos deberá realizarse a través de nóminas o recibos, recabando la firma de los empleados beneficiados.

ARTÍCULO 33.- El ejercicio del egreso deberá orientarse con base en prioridades y atendiendo a la disponibilidad de recursos.  No podrá autorizarse un egreso si no se dispone de suficiencia financiera, aunque exista disponibilidad presupuestaria, excepto tratándose de partidas de ampliación automática.

 CAPÍTULO VI

DEL CONTROL Y VIGILANCIA DEL EGRESO

ARTÍCULO 34.- El control, vigilancia y evaluación del egreso del Instituto le corresponde al Consejo General a través de la comisión de Fiscalización de los Recursos del Instituto y de los Partidos Políticos y tendrá por objeto examinar la actividad financiera del Instituto, con el fin de verificar que se apliquen correctamente los recursos, se cumpla con los objetivos tratados y que los estados financieros se formulen en forma razonada.

El informe o resultado del dictamen deberá formularse dentro del trimestre posterior de haberse recibido la comprobación respectiva.

La Comisión deberá solicitar que los estados financieros del Instituto sean auditados anualmente por despacho externo.

ARTÍCULO 35.- Si de las revisiones y exámenes a que se refiere el artículo anterior, aparecen diferencias entre las cantidades gastadas y las partidas respectivas de los presupuestos o no haya exactitud o justificación de los egresos hechos o de los ingresos percibidos, se determinarán las responsabilidades de acuerdo al Código y al capítulo respectivo de este ordenamiento.

 CAPÍTULO VII

DE LAS RESPONSABILIDADES

 ARTÍCULO 36.- Para los efectos de este Reglamento incurre en responsabilidad quien en el manejo o aplicación del egreso del Instituto en forma dolosa o por negligencia infrinja las disposiciones del Código y de los Reglamentos aprobados por el Consejo General, así mismo, aquellas que se conozcan a través de auditorías, investigaciones o exámenes que lleve a cabo la comisión de Fiscalización de los Recursos del Instituto y de los Partidos  Políticos. 

ARTÍCULO 37.- Las responsabilidades y las infracciones a las faltas respectivas habrá de resolverlas el Consejo General, siguiendo el procedimiento que el mismo señale según la gravedad de la responsabilidad.

  T R A N S I T O R I O

 Artículo 1.- Los requisitos que deben reunir los comprobantes serán los que señale el Código Fiscal de la Federación; a saber al 30 de septiembre de 1998, los siguientes: 

Artículo 29

I.- Los comprobantes deberán ser impresos por establecimientos autorizados.

II.- Deberán cerciorarse que los datos de los contribuyentes sean los correctos.

Artículo 29-A

I.- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida.

II.- Contener impreso el número de folio.

III.- Lugar y fecha de expedición.

IV.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.

V.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

VI.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.

VII.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

VIII.- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

IX.- Los contribuyentes que realicen operaciones con el público en general deberán expedir comprobantes simplificados. 

Artículo 2.- El presente Reglamento entrará en vigor, a partir del día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno Constitucional, "El Estado de Colima". 

Aprobado por unanimidad de votos en sesión ordinaria del Consejo General celebrada el 5 de marzo de 1999.